Relatórios do Ministério.
Sistema de Numeração Master.
A partir de 1 de abril de 2017.
O Sistema de Numeração Mestre do Ministério da Saúde e do Cuidado de Longa Duração foi desenvolvido com o objetivo de reunir todas as Instalações e Programas de Saúde em um único sistema de identificação. A lista é uma combinação de unidades, instalações, clínicas, programas e serviços relacionados à saúde e à saúde. Cada organização desse tipo recebeu um código de identificação exclusivo de quatro dígitos.
Esta publicação foi projetada principalmente para uso por aqueles envolvidos na conclusão do resumo do CIHI. Outros usuários devem entrar em contato com o Ministério da Saúde e Assistência de Longo Prazo, Divisão de Dados de Saúde, Unidade de Padrões de Dados, para obter mais informações sobre o uso do sistema.
Instalações e programas são identificados por um código de tipo, o que indica uma ampla classificação de serviço. Deve-se ter cuidado para identificar a classificação de serviço correta por tipo, uma vez que vários tipos de serviço podem ser fornecidos dentro de uma instalação.
Observe que devido a limitações de espaço em campos, alguns nomes municipais foram truncados ou abreviados e não constituem necessariamente nomes legais.
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Sistema de numeração de índice comercial
Produtos e Serviços / Normas e Publicações / Publicações.
Metais e Ligas no Sistema de Numeração Unificado (UNS): 13ª edição.
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O Sistema de Numeração Unificado para Metais e Ligas (UNS) fornece um meio de correlacionar muitos sistemas de numeração de metais e ligas usados internacionalmente administrados por sociedades, associações comerciais e usuários individuais e produtores de metais e ligas. Desenvolvido em conjunto pela SAE International e ASTM International, fornece a uniformidade necessária para indexação eficiente, manutenção de registros, armazenamento e recuperação de dados e referência cruzada.
A 13ª edição foi atualizada para incluir mais de 5.736 designações, 12.183 referências cruzadas de especificações representativas e 18.300 nomes comerciais.
A edição impressa inclui:
& # 8211; Índice para designações UNS por elementos base.
& # 8211; Listagem de Números UNS atribuídos a data, com uma descrição de cada material coberto e referências a documentos nos quais os materiais iguais ou similares são descritos.
& # 8211; Índice cruzado de documentos comumente conhecidos que descrevem materiais que são iguais ou semelhantes aos abrangidos por números da UNS.
& # 8211; Índice de designações comuns de comércio.
& # 8211; Reimpressão de "Numeração de metais e ligas" (SAE J1086 OUT2012) e "Prática padrão para numeração de metais e ligas no sistema de numeração unificado (UNS)" (ASTM E527-16)
& # 8211; Números AA (Associação de Alumínio).
& # 8211; Números da ACI (Steel Founders of America).
& # 8211; AISI (American Iron and Steel Institute), incluindo números SAE (aços de carbono e de baixa liga)
& # 8211; AMS (Especificações de Materiais Aeroespaciais SAE) Números.
& # 8211; Números da ASME (Sociedade Americana de Engenheiros Mecânicos).
& # 8211; Números Internacionais ASTM.
& # 8211; Números da AWS (American Welding Society).
& # 8211; QQ (números de especificação federal)
& # 8211; MILS (números de especificação militar)
& # 8211; SAE (Sociedade de Engenheiros Automotivos) - AMS e Números "J".
Para dúvidas, entre em contato com o departamento de vendas ou ligue para + 1.877.909.ASTM.
Sistema de numeração de índice comercial
por Harold M. Cobb.
Sistemas de designação para metais e ligas nos Estados Unidos têm sido tradicionalmente aqueles estabelecidos por vários grupos, incluindo produtores de metal; associações comerciais como a Associação de Alumínio (AA), o Instituto Americano de Ferro e Aço (AISI) e a Associação de Desenvolvimento de Cobre (CDA); sociedades profissionais como a ASTM International, a American Welding Society (AWS) e a Society of Automotive Engineers (SAE); e o governo dos EUA.
Na década de 1960, tornou-se cada vez mais evidente que a abordagem tradicional da designação de metais deixava algumas áreas problemáticas que não poderiam ser satisfatoriamente resolvidas. A lista a seguir de alguns desses problemas deve deixar claro que um caso poderia ser feito para o desenvolvimento de um sistema de designação de metais totalmente novo.
Nomes comerciais & # 151; Muitas ligas eram conhecidas apenas por nomes comerciais nos casos em que nenhuma organização central atribuía números. No entanto, as sociedades técnicas tinham políticas proibindo o uso de nomes comerciais em suas especificações. Portanto, tornou-se prática, para as ligas de níquel, listar os principais elementos de liga como designação. Por exemplo, uma liga de níquel bem conhecida recebeu a designação de liga de níquel-cromo-cobalto-molibdênio, & # 148; uma designação que não foi particularmente significativa para a maioria dos leitores.
Mesmo número para diferentes ligas & # 151; Não era incomum que as várias associações comerciais atribuíssem o mesmo número a ligas diferentes. Por exemplo, a liga 205 pode ser uma liga de cobre, uma liga de níquel ou um tipo de aço inoxidável.
Números diferentes para a mesma liga & # 151; O AISI e SAE designaram os mesmos aços inoxidáveis por números diferentes, três dígitos para AISI e cinco dígitos para SAE.
Números descontinuados & # 151; O AISI decidiu descontinuar a prática de designar números para aços, e este foi um problema particular no que diz respeito à atribuição de designações para novos aços inoxidáveis. A ASTM estava tentando preencher a lacuna emitindo uma nova série de números para aços inoxidáveis proprietários (por exemplo, XM-1, XM-2, XM-3, etc.)
Sistemas fora de moda & # 151; O sistema de três dígitos da CDA para a numeração de ligas de cobre estava fora de moda e um novo sistema estava sendo considerado.
Variedade de designações & # 151; O governo dos EUA frequentemente tinha designações de metal que diferiam daquelas de outros órgãos de redação de especificações.
Um novo sistema de numeração.
Devido a esses problemas, em 1967, a ASTM e a SAE começaram a explorar a possibilidade de desenvolver um novo sistema de numeração para metais que resolvesse as dificuldades descritas acima e fornecesse números para todas as ligas.
O Exército dos EUA estava especialmente interessado nesse assunto e, em maio de 1969, o Centro de Pesquisa de Materiais e Mecânica do Exército (AMMRC) assinou um contrato com a SAE para conduzir um estudo de viabilidade de um sistema de numeração unificado para metais e ligas. 148; Este projeto foi patrocinado conjuntamente pela ASTM e pela SAE, e um comitê foi designado para conduzir o estudo. O comitê era presidido por Norman L. Mochel, ex-presidente da ASTM, e consistia dos seguintes membros:
& # 149; Herbert F. Campbell, Centro de Pesquisa de Materiais e Mecânica do Exército;
& # 149; Harold M. Cobb, ASTM;
& # 149; Alvin G. Cook, Allegheny Ludlum Steel Corp .;
& # 149; Henry B. Fernald, consultor técnico;
& # 149; Muir L. Frey, consultor de engenharia;
& # 149; S. T. Main, Grumman Aircraft Corp .;
& # 149; Norman L. Mochel, consultor de engenharia;
& # 149; R. Thomas Northrup, Sociedade de Engenheiros Automotivos;
& # 149; Bruce A. Smith, da equipe de engenharia da General Motors; e.
& # 149; Harry H. Stout e Phelps Dodge Copper Products Corp.
Desenvolvimento da UNS.
Alguns indivíduos consultados durante o estudo de viabilidade de 18 meses expressaram sérias dúvidas sobre a possibilidade de estabelecer um sistema de numeração geral, mas outros acharam que valeria a pena ser explorado. As principais associações comerciais ligadas aos sistemas de numeração de metais também foram consultadas, incluindo a Aluminum Association, o American Iron and Steel Institute, a Copper Development Association e a Steel Founders & # 146; Sociedade da América (SFSA). Foi reconhecido desde o início que qualquer novo sistema só poderia ser bem sucedido se essas organizações estivessem em geral de acordo com o conceito. Em janeiro de 1971, o estudo foi concluído e um relatório foi submetido ao Exército dos EUA declarando que havia sido determinado que um sistema de numeração unificado para metais era viável e desejável. O relatório incluía uma proposta geral de como esse sistema poderia ser estabelecido para fornecer um sistema de designação coerente para todos os metais e ligas atuais e futuros.
Em abril de 1972, a ASTM e a SAE estabeleceram um Conselho Consultivo para desenvolver e refinar ainda mais o sistema de numeração proposto. O Conselho Consultivo era composto pelos seguintes membros:
& # 149; Presidente: Bruce A. Smith, da General Motors Engineering Staff;
& # 149; Secretários: Harold M. Cobb, funcionário da ASTM;
& # 149; R. Thomas Northrup, pessoal da SAE;
& # 149; John Artman, Centro de Fornecimento Industrial de Defesa;
& # 149; Lawrence H. Bennett, Departamento Nacional de Padrões;
& # 149; Alvin G. Cook, Allegheny Ludlum Steel Corp .;
& # 149; Henry B. Fernald, Jr., consultor técnico;
& # 149; John Gadbut, International Nickel Co .;
& # 149; Joseph M. Engel, da Republic Steel Corp. (representando AISI);
& # 149; W. Stuart Lyman, Associação de Desenvolvimento de Cobre;
& # 149; Robert E. Lyons, Serviço Federal de Suprimentos;
& # 149; Norman L. Mochel, Consultor Metalúrgico;
& # 149; Edward F. Parker, General Electric Co .;
& # 149; Richard R. Senz, A Aluminium Co. of America (para a Aluminium Assoc.);
& # 149; Whitney Snyder, American Motors Corp .;
& # 149; Rudolph Zillman, fundadores de aço & # 146; Sociedade da América;
Este conselho decidiu que o nome oficial do novo sistema abrangente seria o "Sistema de Numeração Unificado para Metais (UNS)". Os principais princípios orientadores do sistema seriam os seguintes:
& # 149; Cada designação para um metal ou liga deve pertencer a um metal ou liga específicos, conforme determinado pela sua composição química única, ou às suas propriedades mecânicas ou características físicas, quando estes são os critérios de definição primários e a composição química é secundária ou não significativa.
& # 149; Para facilitar o reconhecimento, os números atribuídos devem incorporar números de sistemas de numeração existentes sempre que possível.
& # 149; O sistema de numeração deve ser projetado para acomodar metais e ligas atuais, e antecipar a necessidade de fornecer números para novas ligas no futuro previsível.
& # 149; O sistema deve ser ideal para uso em computadores e para a indexação geral de metais e ligas.
Descrição do sistema.
Em março de 1974, o Conselho Consultivo da UNS concluiu a Prática Recomendada para Numeração de Metais e Ligas da SAE / ASTM. Isso estabeleceu 18 séries de designações, que consistiam em uma letra com prefixo e cinco dígitos, como mostrado na Tabela 1. Observe que, na maioria dos casos, a carta é sugestiva da família de metais identificada.
Os procedimentos para atribuição de números a cada uma das 18 séries de números deveriam ser coordenados pelo Conselho Consultivo, mas os detalhes específicos de cada série seriam desenvolvidos por especialistas em cada um desses campos. Exemplos de algumas dessas designações são mostrados na Tabela 2.
Em 1974, o Conselho Consultivo havia coordenado o estabelecimento de designações específicas da UNS para mais de 1000 metais e ligas, incluindo aço, aço inoxidável, aço para ferramentas, superligas, alumínio, cobre, cobalto, magnésio e níquel. Essas designações foram listadas na primeira edição de um Manual da UNS, publicado em 1975. Cada entrada do livro incluía a designação da UNS, uma breve descrição da liga, a composição química da liga e uma lista das especificações nacionais. em que a liga apareceu. Uma entrada típica do livro é mostrada na Tabela 3.
Realizações da UNS ao longo de 25 anos.
O sistema de designação da UNS tem sido um empreendimento altamente bem sucedido de muitos pontos de vista. Ele forneceu soluções satisfatórias para as seis áreas problemáticas discutidas anteriormente neste artigo. Metais e Ligas no Sistema de Numeração Unificado, publicado conjuntamente pela ASTM e pela SAE, lista mais de 5000 designações da UNS na nona edição, recentemente publicada. Também é significativo notar que esta publicação foi adotada pelo Departamento de Defesa (DoD) como um substituto para o MIL-HDBK-H1, Índice Cruzado de Especificações Quimicamente Equivalentes e Código de Identificação (Ligas Ferrosas e Não-Ferrosas).
A Copper Development Association, em uma grande mudança, substituiu todos os números CDA tradicionais de três dígitos por designações UNS, e a American Welding Society agora faz referência às designações UNS em todas as especificações da AWS para soldagem de metal de enchimento e eletrodos. Uma grande porcentagem das especificações ASTM inclui referências UNS e, para as novas ligas de aço inoxidável e a maioria das ligas de níquel, a UNS é a única designação listada.
Praticamente todos os livros de referência de metais publicados nos últimos 20 anos adotaram a UNS como seus principais sistemas de indexação e muitos produtores de metal agora fazem referência às designações da UNS em sua literatura. //
Para maiores informações.
James D. Redmond, TMR Stainless, Pittsburgh, Pa. 15327-6423 (telefone: 412 / 369-0377).
Copyright 2002, ASTM.
Organização da UNS.
A UNS, patrocinada conjuntamente pela ASTM e pela SAE, é operada de acordo com a ASTM E527 / SAE J 1086, Prática Recomendada para Numeração de Metais e Ligas. A organização para administrar a UNS consiste de um conselho consultivo, três escritórios de atribuição de números, um corpo de consultores voluntários e equipes da ASTM e da SAE. James D. Redmond é o atual presidente do Conselho Consultivo da UNS.
Atualizado UNS Reference Book.
A nona edição de 500 páginas de Metals and Alloys no sistema de numeração unificada substitui a oitava edição que foi publicada em fevereiro de 1999. Publicado pela ASTM e pela SAE, o trabalho de referência está disponível na ASTM. O livro é uma importante fonte de referência de metais para arquitetos, engenheiros de materiais, designers, agentes de compras, centros de serviços de metais, produtores de metal e agências governamentais. O livro foi adotado para uso pelo Departamento de Defesa (DoD). Serve como um diretório de metais e ligas, principalmente dos metais que aparecem nas especificações da ASME International (Sociedade Americana de Engenheiros Mecânicos), ASTM International, American Welding Society, DoD e Society of Automotive Engineers (SAE). e especificações AMS).
A última edição incorpora um número substancial de alterações, incluindo a adição de 150 novas designações da UNS, a atualização e acréscimos às especificações referenciadas e uma expansão do Índice de Nomes Comerciais Comuns. Dezenas de novas especificações de metal estão incluídas e foram recentemente escritas no setor privado para substituir especificações anteriormente escritas e publicadas pelo DoD. Um total de aproximadamente 10.000 alterações foram feitas.
O que garante tantas mudanças? Em parte, o desenvolvimento de ligas continua em ritmo constante e muitas dessas novas ligas são adotadas em padrões nacionais e recebem designações da UNS. Como exemplo, é interessante notar que a Associação de Desenvolvimento de Cobre anunciou recentemente a introdução de uma série de ligas sem chumbo conhecida como EnviroBrass desenvolvida para ajudar os fabricantes de componentes a atenderem aos requisitos rígidos da National Sanitation Foundation. Norma NSS 61 para água potável, bem como regras relacionadas da Agência de Proteção Ambiental dos EUA. Eles oferecem benefícios significativos ao meio ambiente, saúde e segurança para fundidores, oficinas mecânicas, fabricantes de encanamento e também para usuários finais. Estas ligas contêm apenas vestígios de chumbo e são encontradas na publicação UNS. EnviroBrass I está listado com a designação UNS C89510 e sua composição química.
Novos números também são listados para refinamentos de ligas de aço inoxidável usadas para sistemas de exaustão automotivos, bem como vários novos aços inoxidáveis sofisticados e ligas de níquel.
O Índice expandido de Nomes Comerciais Comuns, agora consistindo de 7.500 entradas, oferece aos usuários a possibilidade de relacionar um número de liga ou nome de liga à sua designação UNS única que, por sua vez, leva a uma descrição da liga, sua composição química e as especificações. que cobrem essa liga. //
Números de folha de documentos de construção e ordem de folha.
Muitos escritórios de arquitetura têm seus próprios padrões no que diz respeito à ordem das folhas em um conjunto de documentos de construção e a maioria dos arquitetos está bastante convencida sobre se os desenhos estruturais pertencem antes ou depois dos desenhos arquitetônicos. No entanto, os clientes americanos estão começando a exigir que os arquitetos sigam o padrão nacional de CAD dos Estados Unidos. As informações abaixo são adaptadas e atendem ao padrão nacional de CAD dos EUA.
Componentes do Número da Folha.
Existem três componentes que compõem números de folha em um conjunto de documentos de construção. As duas primeiras letras, os designadores de disciplina, identificam a disciplina de construção que a folha cobre - folhas de arquitetura, canalizações, folhas estruturais, etc. O terceiro dígito, o tipo de folha, é um número que representa o tipo de desenhos que estão no planilha - planos, seções, detalhes, agendamentos, etc. Os dois dígitos finais, os números de sequência, são números que simplesmente colocam as planilhas em ordem.
Cada componente é explicado em mais detalhes abaixo.
Designadores de Disciplina.
O designador de disciplina ajuda a identificar o tipo de trabalho incluído nas folhas. Como as folhas são distribuídas para os diferentes sub-contratados no campo, é útil que os desenhos sejam organizados por disciplina. Portanto, o empreiteiro de encanamento pode facilmente pegar um conjunto de desenhos "P", que tem todos os desenhos de encanamento (planos, programações, detalhes, etc), e eles não terão que peneirar os desenhos elétricos ou estruturais não relacionados.
O designador de disciplina pode ser uma única letra ou uma letra dupla. Projetos muito grandes ou complexos vão querer usar as designações de letras duplas para ajudar a subdividir cada disciplina. Por exemplo, em um trabalho hospitalar complexo com centenas de folhas, pode ser útil separar os desenhos de iluminação elétrica dos desenhos de energia elétrica. Em um pequeno projeto residencial com poucas dúzias de folhas, provavelmente é fácil ter a iluminação e a energia na mesma folha ou nas folhas seqüenciais.
A tabela a seguir indica as designações primárias (simples) de letras que podem ser usadas e a ordem que as disciplinas devem tomar. Nesse caso, um hífen deve ser inserido no lugar do designador da disciplina secundária para que o formato permaneça. Os segundos designadores de carta podem ser encontrados nos Padrões Nacionais de CAD dos EUA.
Tipos de folha.
O designador Sheet Types pega os desenhos de uma única disciplina e organiza-os. Os desenhos são sempre organizados da mais geral para a mais específica ou especializada. Como os planos são mais úteis para ver o design geral do projeto, eles vêm em primeiro lugar. Elevações e seções são um pouco mais específicas e vêm em seguida, seguidas de detalhes e cronogramas, que são o tipo mais específico de desenhos.
Números de Seqüência.
O componente final do número da folha é o número de sequência de dois dígitos, que está entre 01 e 99. Os números de seqüência não precisam ser seqüenciais, de modo que o espaço pode ser deixado dentro do conjunto para adições futuras.
Exemplos de números de folha.
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Sistema de numeração de índice comercial.
O plano de contas é uma listagem de todas as contas no razão geral, cada conta acompanhada de um número de referência. Para configurar um plano de contas, primeiro é necessário definir as várias contas a serem usadas pela empresa. Cada numeração de conta tem um número para identificá-lo. Para empresas muito pequenas, três dígitos podem ser suficientes para o número da conta, embora mais dígitos sejam numerados de modo a permitir que um novo sistema de contas seja adicionado como sistema comercial. Com mais dígitos, novas contas podem ser adicionadas, mantendo a ordem lógica. As empresas do índice podem ter milhares de contas e exigem números de referência de conta mais longos. Vale a pena pensar em atribuir os números das contas de maneira lógica e seguir os padrões da indústria de numeração. Exemplo de negociação de numeração dos dígitos pode ser codificado é mostrado nesta lista :. Por índice de cada conta por vários números, muitas novas contas podem ser adicionadas entre quaisquer dois, mantendo a ordem lógica. Diferentes tipos de empresas comerciais terão contas diferentes. Por exemplo, para relatar o custo do sistema vendido, uma empresa de manufatura terá contas indexando seus vários custos de fabricação, enquanto um varejista terá sistema de contas, o índice do sistema de estoque de índice. Muitas associações do setor publicam as contas de numeração de gráficos recomendadas para seus respectivos setores, a fim de estabelecer uma comparação de comércio padrão entre as empresas do setor de índices. Os pacotes de software de contabilidade geralmente vêm com uma seleção de índices de conta predefinidos para vários tipos de empresas. Existe um trade-off entre a simplicidade e a capacidade de fazer comparações históricas. Inicialmente, manter o número de contas no mínimo tem a vantagem de simplificar o comércio contábil. Começando com um pequeno número de contas, como certas contas adquiriram saldos significativos, elas seriam divididas em índices menores e mais específicos. No entanto, seguir essa estratégia dificulta a geração de numeração histórica consistente. Por exemplo, se o sistema de contabilidade comercial for configurado com uma conta de despesas diversas que mais tarde será dividida em mais contas numeradas, seria difícil comparar essas despesas detalhadas com as despesas anteriores do mesmo tipo. A esse respeito, há uma vantagem em organizar o plano de contas com um detalhe de índice de nível inicial mais alto. Algumas contas devem ser incluídas devido aos requisitos de relatórios fiscais. Por exemplo, na U. Um deve verificar os regulamentos fiscais apropriados e gerar uma lista completa de tais contas exigidas. Outras contas devem ser configuradas de acordo com o fornecedor. Se a empresa tiver mais de uma conta corrente de numeração, por exemplo, o plano de contas inclui uma conta para cada uma delas. Contas de balanço tendem a seguir um padrão que lista a numeração de ativos mais líquidos. As contas de receita e despesa tendem a seguir a negociação de listar primeiro o sistema mais estreitamente relacionado às operações do negócio do sistema. Por exemplo, as vendas seriam listadas antes da receita não operacional. Em alguns casos, parte ou todas as contas de despesas são listadas em ordem alfabética. Veja a seguir um exemplo de algumas das contas que podem ser incluídas em um plano de contas. Este site é operado pelo Centro de Internet para Administração e Administração de Empresas, Sistema. Um exemplo de como os dígitos podem ser o sistema é mostrado nesta lista: Numeração de contas - Definição de contas Diferentes tipos de empresas terão contas diferentes. Contas do Balanço do Pedido de Contas tendem a seguir um padrão que lista os ativos mais líquidos primeiro. Exemplo de gráfico comercial O seguinte é um exemplo de algumas das contas que podem ser incluídas em um plano de contas. Exemplo de plano de contas Contas de ativos Ativo circulante Caixa pequeno Dinheiro à vista e.
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Mas se eles legalizassem a maconha, haveria muito dinheiro flutuando dentro do governo, eles poderiam receber mais pelo que foram contratados para fazer, repassando toda a América, não apenas os ricos.
O impacto da globalização econômica sobre as mulheres precisa ser avaliado à luz do
Em 2009, a empresa planejava produzir 80.000 tacos de beisebol em um nível de 40.000 horas de mão de obra direta.
Como configurar um sistema de arquivamento efetivo.
A importância dos sistemas de arquivo e arquivamento de registros não pode ser muito enfatizada. Um sistema bem planejado contribui significativamente para a eficiência da operação, bem como para a imagem de uma empresa. Se os registros são arquivados em um computador ou em um gabinete de aço, eles devem estar prontamente acessíveis.
Faça um estudo do seu sistema. A realização de tal estudo não é mais do que fazer um inventário dos registros em seus arquivos.
Algumas das perguntas que você deve fazer são:
Quais são os registros Onde eles devem ser arquivados Quem usa os registros Com que frequência eles são usados? Como eles são usados? Como os registros são referidos Qual é o tamanho de cada registro Quantos de cada registro são arquivados Quem mais tem cópias do mesmo registro? .
Além disso, verifique se o seu sistema de arquivamento apresenta algum dos seguintes sintomas:
Você acha que a informação que você precisa é difícil de obter devido ao seu sistema ou a falta de um Você está repetidamente tendo que expandir sua capacidade de sistema de arquivos Você está mantendo arquivos duplicados da mesma informação Você está arquivando material para proteger a função e não por causa da informação ou requisitos legais Você está usando seu sistema de arquivamento ou equipamento para armazenamento de não-registros Suas pastas de arquivos estão muito cheias para fácil acesso Suas gavetas ou prateleiras estão cheias demais para facilitar o acesso Você não está encontrando as informações necessárias em primeiro lugar .
Sua análise agora está completa - seu inventário de registros revela os pontos fortes e fracos de seu sistema de manutenção de registros.
Depois de analisar o inventário de registros, você deve determinar:
Melhor arranjo dos registros Tipo de mídia a ser arquivado (papel, microfilme, etc.) Equipamento adequado para armazenamento e recuperação adequados Sistemas adequados para complementar o equipamento O cronograma e a facilidade de retenção de registros necessários.
Cada documento é inspecionado para ver se foi liberado. Caso contrário, deve ser devolvido ao interessado. Marcação
Determine sob qual nome ou legenda o documento deve ser arquivado. Acompanhamento e referência cruzada.
Se a carta estiver marcada para acompanhamento, então um registro deve ser feito e colocado no arquivo de acompanhamento. Se houver mais de um local para arquivar o documento, faça uma referência cruzada. Classificação.
A classificação é o arranjo preliminar dos papéis de acordo com a primeira unidade de arquivamento do nome ou número. Este é o último passo antes do depósito real. A classificação também torna os documentos fáceis de encontrar, se forem necessários, enquanto estiverem fora do arquivo. Os documentos devem ser organizados em seqüência para que eles possam ser colocados nas pastas corretas rapidamente, sem se mover para frente e para trás.
O arquivamento é a colocação real de documentos em pastas em um plano pré-determinado. Papéis rasgados devem ser consertados antes de serem arquivados. Levante as pastas levemente na gaveta de arquivos ao colocar os papéis nelas, para que os papéis fiquem totalmente na parte inferior da pasta.
Verifique a legenda do documento e da pasta como precaução contra o erro de arquivamento.
Todos os documentos devem ser colocados com os topos à esquerda enquanto você está na pasta. Nunca sobrecarregue as pastas. Divida-os por data, nome ou assunto usando pastas adicionais.
Os sistemas de arquivamento utilizam um dos seguintes métodos:
Todos esses métodos têm vantagens e desvantagens e você deve decidir qual deles seria o melhor para você.
Os sistemas lbficos agrupam documentos por meio de letras do nome de A a Z. Esses sistemas podem ser usados para qualquer volume de registros.
Elizabeth I, rainha da Inglaterra.
Richards, senhor Gordon.
Richards, o dr. John.
Heather, Produtos Limited.
Heather, espécie britânica.
Suas vantagens incluem o fato de que fornece referência direta e também agrupa nomes comuns e / ou familiares juntos. Ele permite que os arquivos sejam lidos e acessados rapidamente e também é prontamente expansível.
Da mesma forma, os nomes comuns não ocorrem uniformemente em todo o alfabeto. Existem, por exemplo, mais nomes começando com S do que com Q. À medida que um arquivo alfa cresce - digamos, para centenas ou milhares de nomes - a identificação e os locais se tornam mais incômodos. Os itens dentro de um arquivo nomeado requerem algum sistema adicional de classificação - as cartas para um cliente de conta podem precisar ser numeradas ou arquivadas cronologicamente, tornando a referência cruzada trabalhosa.
Arquivamento numérico refere-se a todos os sistemas nos quais os documentos são pré-numerados para distingui-los uns dos outros ou de documentos alfa. Os sistemas numéricos podem ser tão simples quanto numerar e arquivar desde o menor número até o mais alto. Os arquivos podem ser numerados de 1 a 1000 e seções principais podem ocorrer em intervalos regulares (100, 200, 300). Subseções dentro de um arquivo podem ser introduzidas pela adição de um ponto decimal: 100.1, 235.64 etc.
O maior benefício de um sistema numérico é a velocidade de arquivamento e localização. É duas vezes mais rápido para arquivar e encontrar por número do que por nome. Mesmo que um arquivo numérico exija um índice cruzado, ele pode aumentar o tempo de produção em 40 a 50%.
Os sistemas numéricos fornecem uma identificação positiva do registro e um grau de confidencialidade. Esse sistema é capaz de expansões infinitas e pode lidar com um número muito grande de subseções, subdivisões e ramificações divergentes de dados.
Para que os números transmitam prontamente o que eles significam, é necessário que um índice seja criado, por exemplo:
650 Práticas Comerciais.
658 Gestão etc.
Este sistema é, portanto, mais demorado para usar do que aquele em que cada arquivo recebe um nome instantaneamente identificável.
Sistemas de arquivamento geográfico operam geralmente por condado ou país e, em seguida, em ordem alfabética ou numérica, por nome ou número de conta. Razões para este tipo de apresentação podem ser várias. Como os países têm leis e licenças diferentes, uma empresa comercial pode ter que considerar essas restrições como de importância primordial.
Tal sistema permite que as estatísticas sejam mantidas em unidades gerenciáveis e comparáveis e também permite que uma figura ou total grande ou "macro" seja avaliada em termos de suas partes "micro" ou componentes.
Esta é a organização do material por determinado assunto. É arquivamento por característica descritiva em vez de por nome ou número. Tal preenchimento envolve a escolha de uma palavra ou frase para representar cada assunto ou indicar uma fase dele.
Uma pasta de assunto pode conter qualquer combinação de correspondência, boletins, recortes, imagens, estatísticas, revistas especializadas e outras informações impressas relacionadas ao assunto.
O arquivamento do assunto é considerado o mais difícil de todos os métodos de arquivamento. É um sistema que exige que a pessoa que instala tal sistema tenha um conhecimento completo do negócio. O maior problema é saber em que assunto um item será arquivado. Como é difícil manter um arquivo de assunto, o preenchimento do assunto deve ser usado apenas quando necessário.
O registro cronológico é arquivado por data. Este sistema é necessário para arquivar itens de acordo com o dia / data de recebimento - como pedidos de licenças ou licenças ou as datas em que os veículos de uma frota da empresa eram serviços.
Particularmente útil quando as ações precisam ser tomadas em uma base cíclica - como o licenciamento de carros anualmente, bom para referência cruzada - arquivo no veículo e registros de data de novo licenciamento podem ser rapidamente correspondidos.
Este sistema requer um sistema de back-up de índice e explicativo. É demorado acessar dados mantidos em um sistema de arquivamento manual.
Uma gaveta de arquivo ou prateleira deve ser preenchida para não mais que 90% de sua capacidade. Tightly packed files slow filing and finding to a crawl.
All active files should have a guide every 10 to 15 folders. Anything less means you are wasting time pushing and pulling folders back and forth, looking for the required record.
Folder tabs should be visible immediately upon opening the file. A well-run file must have folders of uniform size and tab styles. Mixing folder heights and tab positions can reduce the efficiency of a filing system.
Folder Tab Identification.
Identification on the tabs should be typewritten. Handwritten labels or labels with the names crossed out and re-typed should never be permitted.
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por Harold M. Cobb.
Sistemas de designação para metais e ligas nos Estados Unidos têm sido tradicionalmente aqueles estabelecidos por vários grupos, incluindo produtores de metal; associações comerciais como a Associação de Alumínio (AA), o Instituto Americano de Ferro e Aço (AISI) e a Associação de Desenvolvimento de Cobre (CDA); sociedades profissionais como a ASTM International, a American Welding Society (AWS) e a Society of Automotive Engineers (SAE); e o governo dos EUA.
Na década de 1960, tornou-se cada vez mais evidente que a abordagem tradicional da designação de metais deixava algumas áreas problemáticas que não poderiam ser satisfatoriamente resolvidas. A lista a seguir de alguns desses problemas deve deixar claro que um caso poderia ser feito para o desenvolvimento de um sistema de designação de metais totalmente novo.
Nomes comerciais & # 151; Muitas ligas eram conhecidas apenas por nomes comerciais nos casos em que nenhuma organização central atribuía números. No entanto, as sociedades técnicas tinham políticas proibindo o uso de nomes comerciais em suas especificações. Portanto, tornou-se prática, para as ligas de níquel, listar os principais elementos de liga como designação. Por exemplo, uma liga de níquel bem conhecida recebeu a designação de liga de níquel-cromo-cobalto-molibdênio, & # 148; uma designação que não foi particularmente significativa para a maioria dos leitores.
Mesmo número para diferentes ligas & # 151; Não era incomum que as várias associações comerciais atribuíssem o mesmo número a ligas diferentes. Por exemplo, a liga 205 pode ser uma liga de cobre, uma liga de níquel ou um tipo de aço inoxidável.
Números diferentes para a mesma liga & # 151; O AISI e SAE designaram os mesmos aços inoxidáveis por números diferentes, três dígitos para AISI e cinco dígitos para SAE.
Números descontinuados & # 151; O AISI decidiu descontinuar a prática de designar números para aços, e este foi um problema particular no que diz respeito à atribuição de designações para novos aços inoxidáveis. A ASTM estava tentando preencher a lacuna emitindo uma nova série de números para aços inoxidáveis proprietários (por exemplo, XM-1, XM-2, XM-3, etc.)
Sistemas fora de moda & # 151; O sistema de três dígitos da CDA para a numeração de ligas de cobre estava fora de moda e um novo sistema estava sendo considerado.
Variedade de designações & # 151; O governo dos EUA frequentemente tinha designações de metal que diferiam daquelas de outros órgãos de redação de especificações.
Um novo sistema de numeração.
Devido a esses problemas, em 1967, a ASTM e a SAE começaram a explorar a possibilidade de desenvolver um novo sistema de numeração para metais que resolvesse as dificuldades descritas acima e fornecesse números para todas as ligas.
O Exército dos EUA estava especialmente interessado nesse assunto e, em maio de 1969, o Centro de Pesquisa de Materiais e Mecânica do Exército (AMMRC) assinou um contrato com a SAE para conduzir um estudo de viabilidade de um sistema de numeração unificado para metais e ligas. 148; Este projeto foi patrocinado conjuntamente pela ASTM e pela SAE, e um comitê foi designado para conduzir o estudo. O comitê era presidido por Norman L. Mochel, ex-presidente da ASTM, e consistia dos seguintes membros:
& # 149; Herbert F. Campbell, Centro de Pesquisa de Materiais e Mecânica do Exército;
& # 149; Harold M. Cobb, ASTM;
& # 149; Alvin G. Cook, Allegheny Ludlum Steel Corp .;
& # 149; Henry B. Fernald, consultor técnico;
& # 149; Muir L. Frey, consultor de engenharia;
& # 149; S. T. Main, Grumman Aircraft Corp .;
& # 149; Norman L. Mochel, consultor de engenharia;
& # 149; R. Thomas Northrup, Sociedade de Engenheiros Automotivos;
& # 149; Bruce A. Smith, da equipe de engenharia da General Motors; e.
& # 149; Harry H. Stout e Phelps Dodge Copper Products Corp.
Desenvolvimento da UNS.
Alguns indivíduos consultados durante o estudo de viabilidade de 18 meses expressaram sérias dúvidas sobre a possibilidade de estabelecer um sistema de numeração geral, mas outros acharam que valeria a pena ser explorado. As principais associações comerciais ligadas aos sistemas de numeração de metais também foram consultadas, incluindo a Aluminum Association, o American Iron and Steel Institute, a Copper Development Association e a Steel Founders & # 146; Sociedade da América (SFSA). Foi reconhecido desde o início que qualquer novo sistema só poderia ser bem sucedido se essas organizações estivessem em geral de acordo com o conceito. Em janeiro de 1971, o estudo foi concluído e um relatório foi submetido ao Exército dos EUA declarando que havia sido determinado que um sistema de numeração unificado para metais era viável e desejável. O relatório incluía uma proposta geral de como esse sistema poderia ser estabelecido para fornecer um sistema de designação coerente para todos os metais e ligas atuais e futuros.
Em abril de 1972, a ASTM e a SAE estabeleceram um Conselho Consultivo para desenvolver e refinar ainda mais o sistema de numeração proposto. O Conselho Consultivo era composto pelos seguintes membros:
& # 149; Presidente: Bruce A. Smith, da General Motors Engineering Staff;
& # 149; Secretários: Harold M. Cobb, funcionário da ASTM;
& # 149; R. Thomas Northrup, pessoal da SAE;
& # 149; John Artman, Centro de Fornecimento Industrial de Defesa;
& # 149; Lawrence H. Bennett, Departamento Nacional de Padrões;
& # 149; Alvin G. Cook, Allegheny Ludlum Steel Corp .;
& # 149; Henry B. Fernald, Jr., consultor técnico;
& # 149; John Gadbut, International Nickel Co .;
& # 149; Joseph M. Engel, da Republic Steel Corp. (representando AISI);
& # 149; W. Stuart Lyman, Associação de Desenvolvimento de Cobre;
& # 149; Robert E. Lyons, Serviço Federal de Suprimentos;
& # 149; Norman L. Mochel, Consultor Metalúrgico;
& # 149; Edward F. Parker, General Electric Co .;
& # 149; Richard R. Senz, A Aluminium Co. of America (para a Aluminium Assoc.);
& # 149; Whitney Snyder, American Motors Corp .;
& # 149; Rudolph Zillman, fundadores de aço & # 146; Sociedade da América;
Este conselho decidiu que o nome oficial do novo sistema abrangente seria o "Sistema de Numeração Unificado para Metais (UNS)". Os principais princípios orientadores do sistema seriam os seguintes:
& # 149; Cada designação para um metal ou liga deve pertencer a um metal ou liga específicos, conforme determinado pela sua composição química única, ou às suas propriedades mecânicas ou características físicas, quando estes são os critérios de definição primários e a composição química é secundária ou não significativa.
& # 149; Para facilitar o reconhecimento, os números atribuídos devem incorporar números de sistemas de numeração existentes sempre que possível.
& # 149; O sistema de numeração deve ser projetado para acomodar metais e ligas atuais, e antecipar a necessidade de fornecer números para novas ligas no futuro previsível.
& # 149; O sistema deve ser ideal para uso em computadores e para a indexação geral de metais e ligas.
Descrição do sistema.
Em março de 1974, o Conselho Consultivo da UNS concluiu a Prática Recomendada para Numeração de Metais e Ligas da SAE / ASTM. Isso estabeleceu 18 séries de designações, que consistiam em uma letra com prefixo e cinco dígitos, como mostrado na Tabela 1. Observe que, na maioria dos casos, a carta é sugestiva da família de metais identificada.
Os procedimentos para atribuição de números a cada uma das 18 séries de números deveriam ser coordenados pelo Conselho Consultivo, mas os detalhes específicos de cada série seriam desenvolvidos por especialistas em cada um desses campos. Exemplos de algumas dessas designações são mostrados na Tabela 2.
Em 1974, o Conselho Consultivo havia coordenado o estabelecimento de designações específicas da UNS para mais de 1000 metais e ligas, incluindo aço, aço inoxidável, aço para ferramentas, superligas, alumínio, cobre, cobalto, magnésio e níquel. Essas designações foram listadas na primeira edição de um Manual da UNS, publicado em 1975. Cada entrada do livro incluía a designação da UNS, uma breve descrição da liga, a composição química da liga e uma lista das especificações nacionais. em que a liga apareceu. Uma entrada típica do livro é mostrada na Tabela 3.
Realizações da UNS ao longo de 25 anos.
O sistema de designação da UNS tem sido um empreendimento altamente bem sucedido de muitos pontos de vista. Ele forneceu soluções satisfatórias para as seis áreas problemáticas discutidas anteriormente neste artigo. Metais e Ligas no Sistema de Numeração Unificado, publicado conjuntamente pela ASTM e pela SAE, lista mais de 5000 designações da UNS na nona edição, recentemente publicada. Também é significativo notar que esta publicação foi adotada pelo Departamento de Defesa (DoD) como um substituto para o MIL-HDBK-H1, Índice Cruzado de Especificações Quimicamente Equivalentes e Código de Identificação (Ligas Ferrosas e Não-Ferrosas).
A Copper Development Association, em uma grande mudança, substituiu todos os números CDA tradicionais de três dígitos por designações UNS, e a American Welding Society agora faz referência às designações UNS em todas as especificações da AWS para soldagem de metal de enchimento e eletrodos. Uma grande porcentagem das especificações ASTM inclui referências UNS e, para as novas ligas de aço inoxidável e a maioria das ligas de níquel, a UNS é a única designação listada.
Praticamente todos os livros de referência de metais publicados nos últimos 20 anos adotaram a UNS como seus principais sistemas de indexação e muitos produtores de metal agora fazem referência às designações da UNS em sua literatura. //
Para maiores informações.
James D. Redmond, TMR Stainless, Pittsburgh, Pa. 15327-6423 (telefone: 412 / 369-0377).
Copyright 2002, ASTM.
Organização da UNS.
A UNS, patrocinada conjuntamente pela ASTM e pela SAE, é operada de acordo com a ASTM E527 / SAE J 1086, Prática Recomendada para Numeração de Metais e Ligas. A organização para administrar a UNS consiste de um conselho consultivo, três escritórios de atribuição de números, um corpo de consultores voluntários e equipes da ASTM e da SAE. James D. Redmond é o atual presidente do Conselho Consultivo da UNS.
Atualizado UNS Reference Book.
A nona edição de 500 páginas de Metals and Alloys no sistema de numeração unificada substitui a oitava edição que foi publicada em fevereiro de 1999. Publicado pela ASTM e pela SAE, o trabalho de referência está disponível na ASTM. O livro é uma importante fonte de referência de metais para arquitetos, engenheiros de materiais, designers, agentes de compras, centros de serviços de metais, produtores de metal e agências governamentais. O livro foi adotado para uso pelo Departamento de Defesa (DoD). Serve como um diretório de metais e ligas, principalmente dos metais que aparecem nas especificações da ASME International (Sociedade Americana de Engenheiros Mecânicos), ASTM International, American Welding Society, DoD e Society of Automotive Engineers (SAE). e especificações AMS).
A última edição incorpora um número substancial de alterações, incluindo a adição de 150 novas designações da UNS, a atualização e acréscimos às especificações referenciadas e uma expansão do Índice de Nomes Comerciais Comuns. Dezenas de novas especificações de metal estão incluídas e foram recentemente escritas no setor privado para substituir especificações anteriormente escritas e publicadas pelo DoD. Um total de aproximadamente 10.000 alterações foram feitas.
O que garante tantas mudanças? Em parte, o desenvolvimento de ligas continua em ritmo constante e muitas dessas novas ligas são adotadas em padrões nacionais e recebem designações da UNS. Como exemplo, é interessante notar que a Associação de Desenvolvimento de Cobre anunciou recentemente a introdução de uma série de ligas sem chumbo conhecida como EnviroBrass desenvolvida para ajudar os fabricantes de componentes a atenderem aos requisitos rígidos da National Sanitation Foundation. Norma NSS 61 para água potável, bem como regras relacionadas da Agência de Proteção Ambiental dos EUA. Eles oferecem benefícios significativos ao meio ambiente, saúde e segurança para fundidores, oficinas mecânicas, fabricantes de encanamento e também para usuários finais. Estas ligas contêm apenas vestígios de chumbo e são encontradas na publicação UNS. EnviroBrass I está listado com a designação UNS C89510 e sua composição química.
Novos números também são listados para refinamentos de ligas de aço inoxidável usadas para sistemas de exaustão automotivos, bem como vários novos aços inoxidáveis sofisticados e ligas de níquel.
O Índice expandido de Nomes Comerciais Comuns, agora consistindo de 7.500 entradas, oferece aos usuários a possibilidade de relacionar um número de liga ou nome de liga à sua designação UNS única que, por sua vez, leva a uma descrição da liga, sua composição química e as especificações. que cobrem essa liga. //
Números de folha de documentos de construção e ordem de folha.
Muitos escritórios de arquitetura têm seus próprios padrões no que diz respeito à ordem das folhas em um conjunto de documentos de construção e a maioria dos arquitetos está bastante convencida sobre se os desenhos estruturais pertencem antes ou depois dos desenhos arquitetônicos. No entanto, os clientes americanos estão começando a exigir que os arquitetos sigam o padrão nacional de CAD dos Estados Unidos. As informações abaixo são adaptadas e atendem ao padrão nacional de CAD dos EUA.
Componentes do Número da Folha.
Existem três componentes que compõem números de folha em um conjunto de documentos de construção. As duas primeiras letras, os designadores de disciplina, identificam a disciplina de construção que a folha cobre - folhas de arquitetura, canalizações, folhas estruturais, etc. O terceiro dígito, o tipo de folha, é um número que representa o tipo de desenhos que estão no planilha - planos, seções, detalhes, agendamentos, etc. Os dois dígitos finais, os números de sequência, são números que simplesmente colocam as planilhas em ordem.
Cada componente é explicado em mais detalhes abaixo.
Designadores de Disciplina.
O designador de disciplina ajuda a identificar o tipo de trabalho incluído nas folhas. Como as folhas são distribuídas para os diferentes sub-contratados no campo, é útil que os desenhos sejam organizados por disciplina. Portanto, o empreiteiro de encanamento pode facilmente pegar um conjunto de desenhos "P", que tem todos os desenhos de encanamento (planos, programações, detalhes, etc), e eles não terão que peneirar os desenhos elétricos ou estruturais não relacionados.
O designador de disciplina pode ser uma única letra ou uma letra dupla. Projetos muito grandes ou complexos vão querer usar as designações de letras duplas para ajudar a subdividir cada disciplina. Por exemplo, em um trabalho hospitalar complexo com centenas de folhas, pode ser útil separar os desenhos de iluminação elétrica dos desenhos de energia elétrica. Em um pequeno projeto residencial com poucas dúzias de folhas, provavelmente é fácil ter a iluminação e a energia na mesma folha ou nas folhas seqüenciais.
A tabela a seguir indica as designações primárias (simples) de letras que podem ser usadas e a ordem que as disciplinas devem tomar. Nesse caso, um hífen deve ser inserido no lugar do designador da disciplina secundária para que o formato permaneça. Os segundos designadores de carta podem ser encontrados nos Padrões Nacionais de CAD dos EUA.
Tipos de folha.
O designador Sheet Types pega os desenhos de uma única disciplina e organiza-os. Os desenhos são sempre organizados da mais geral para a mais específica ou especializada. Como os planos são mais úteis para ver o design geral do projeto, eles vêm em primeiro lugar. Elevações e seções são um pouco mais específicas e vêm em seguida, seguidas de detalhes e cronogramas, que são o tipo mais específico de desenhos.
Números de Seqüência.
O componente final do número da folha é o número de sequência de dois dígitos, que está entre 01 e 99. Os números de seqüência não precisam ser seqüenciais, de modo que o espaço pode ser deixado dentro do conjunto para adições futuras.
Exemplos de números de folha.
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Sistema de numeração de índice comercial.
O plano de contas é uma listagem de todas as contas no razão geral, cada conta acompanhada de um número de referência. Para configurar um plano de contas, primeiro é necessário definir as várias contas a serem usadas pela empresa. Cada numeração de conta tem um número para identificá-lo. Para empresas muito pequenas, três dígitos podem ser suficientes para o número da conta, embora mais dígitos sejam numerados de modo a permitir que um novo sistema de contas seja adicionado como sistema comercial. Com mais dígitos, novas contas podem ser adicionadas, mantendo a ordem lógica. As empresas do índice podem ter milhares de contas e exigem números de referência de conta mais longos. Vale a pena pensar em atribuir os números das contas de maneira lógica e seguir os padrões da indústria de numeração. Exemplo de negociação de numeração dos dígitos pode ser codificado é mostrado nesta lista :. Por índice de cada conta por vários números, muitas novas contas podem ser adicionadas entre quaisquer dois, mantendo a ordem lógica. Diferentes tipos de empresas comerciais terão contas diferentes. Por exemplo, para relatar o custo do sistema vendido, uma empresa de manufatura terá contas indexando seus vários custos de fabricação, enquanto um varejista terá sistema de contas, o índice do sistema de estoque de índice. Muitas associações do setor publicam as contas de numeração de gráficos recomendadas para seus respectivos setores, a fim de estabelecer uma comparação de comércio padrão entre as empresas do setor de índices. Os pacotes de software de contabilidade geralmente vêm com uma seleção de índices de conta predefinidos para vários tipos de empresas. Existe um trade-off entre a simplicidade e a capacidade de fazer comparações históricas. Inicialmente, manter o número de contas no mínimo tem a vantagem de simplificar o comércio contábil. Começando com um pequeno número de contas, como certas contas adquiriram saldos significativos, elas seriam divididas em índices menores e mais específicos. No entanto, seguir essa estratégia dificulta a geração de numeração histórica consistente. Por exemplo, se o sistema de contabilidade comercial for configurado com uma conta de despesas diversas que mais tarde será dividida em mais contas numeradas, seria difícil comparar essas despesas detalhadas com as despesas anteriores do mesmo tipo. A esse respeito, há uma vantagem em organizar o plano de contas com um detalhe de índice de nível inicial mais alto. Algumas contas devem ser incluídas devido aos requisitos de relatórios fiscais. Por exemplo, na U. Um deve verificar os regulamentos fiscais apropriados e gerar uma lista completa de tais contas exigidas. Outras contas devem ser configuradas de acordo com o fornecedor. Se a empresa tiver mais de uma conta corrente de numeração, por exemplo, o plano de contas inclui uma conta para cada uma delas. Contas de balanço tendem a seguir um padrão que lista a numeração de ativos mais líquidos. As contas de receita e despesa tendem a seguir a negociação de listar primeiro o sistema mais estreitamente relacionado às operações do negócio do sistema. Por exemplo, as vendas seriam listadas antes da receita não operacional. Em alguns casos, parte ou todas as contas de despesas são listadas em ordem alfabética. Veja a seguir um exemplo de algumas das contas que podem ser incluídas em um plano de contas. Este site é operado pelo Centro de Internet para Administração e Administração de Empresas, Sistema. Um exemplo de como os dígitos podem ser o sistema é mostrado nesta lista: Numeração de contas - Definição de contas Diferentes tipos de empresas terão contas diferentes. Contas do Balanço do Pedido de Contas tendem a seguir um padrão que lista os ativos mais líquidos primeiro. Exemplo de gráfico comercial O seguinte é um exemplo de algumas das contas que podem ser incluídas em um plano de contas. Exemplo de plano de contas Contas de ativos Ativo circulante Caixa pequeno Dinheiro à vista e.
3 thoughts on & trade; Sistema de numeração de índice de comércio & rdquo;
Mas se eles legalizassem a maconha, haveria muito dinheiro flutuando dentro do governo, eles poderiam receber mais pelo que foram contratados para fazer, repassando toda a América, não apenas os ricos.
O impacto da globalização econômica sobre as mulheres precisa ser avaliado à luz do
Em 2009, a empresa planejava produzir 80.000 tacos de beisebol em um nível de 40.000 horas de mão de obra direta.
Como configurar um sistema de arquivamento efetivo.
A importância dos sistemas de arquivo e arquivamento de registros não pode ser muito enfatizada. Um sistema bem planejado contribui significativamente para a eficiência da operação, bem como para a imagem de uma empresa. Se os registros são arquivados em um computador ou em um gabinete de aço, eles devem estar prontamente acessíveis.
Faça um estudo do seu sistema. A realização de tal estudo não é mais do que fazer um inventário dos registros em seus arquivos.
Algumas das perguntas que você deve fazer são:
Quais são os registros Onde eles devem ser arquivados Quem usa os registros Com que frequência eles são usados? Como eles são usados? Como os registros são referidos Qual é o tamanho de cada registro Quantos de cada registro são arquivados Quem mais tem cópias do mesmo registro? .
Além disso, verifique se o seu sistema de arquivamento apresenta algum dos seguintes sintomas:
Você acha que a informação que você precisa é difícil de obter devido ao seu sistema ou a falta de um Você está repetidamente tendo que expandir sua capacidade de sistema de arquivos Você está mantendo arquivos duplicados da mesma informação Você está arquivando material para proteger a função e não por causa da informação ou requisitos legais Você está usando seu sistema de arquivamento ou equipamento para armazenamento de não-registros Suas pastas de arquivos estão muito cheias para fácil acesso Suas gavetas ou prateleiras estão cheias demais para facilitar o acesso Você não está encontrando as informações necessárias em primeiro lugar .
Sua análise agora está completa - seu inventário de registros revela os pontos fortes e fracos de seu sistema de manutenção de registros.
Depois de analisar o inventário de registros, você deve determinar:
Melhor arranjo dos registros Tipo de mídia a ser arquivado (papel, microfilme, etc.) Equipamento adequado para armazenamento e recuperação adequados Sistemas adequados para complementar o equipamento O cronograma e a facilidade de retenção de registros necessários.
Cada documento é inspecionado para ver se foi liberado. Caso contrário, deve ser devolvido ao interessado. Marcação
Determine sob qual nome ou legenda o documento deve ser arquivado. Acompanhamento e referência cruzada.
Se a carta estiver marcada para acompanhamento, então um registro deve ser feito e colocado no arquivo de acompanhamento. Se houver mais de um local para arquivar o documento, faça uma referência cruzada. Classificação.
A classificação é o arranjo preliminar dos papéis de acordo com a primeira unidade de arquivamento do nome ou número. Este é o último passo antes do depósito real. A classificação também torna os documentos fáceis de encontrar, se forem necessários, enquanto estiverem fora do arquivo. Os documentos devem ser organizados em seqüência para que eles possam ser colocados nas pastas corretas rapidamente, sem se mover para frente e para trás.
O arquivamento é a colocação real de documentos em pastas em um plano pré-determinado. Papéis rasgados devem ser consertados antes de serem arquivados. Levante as pastas levemente na gaveta de arquivos ao colocar os papéis nelas, para que os papéis fiquem totalmente na parte inferior da pasta.
Verifique a legenda do documento e da pasta como precaução contra o erro de arquivamento.
Todos os documentos devem ser colocados com os topos à esquerda enquanto você está na pasta. Nunca sobrecarregue as pastas. Divida-os por data, nome ou assunto usando pastas adicionais.
Os sistemas de arquivamento utilizam um dos seguintes métodos:
Todos esses métodos têm vantagens e desvantagens e você deve decidir qual deles seria o melhor para você.
Os sistemas lbficos agrupam documentos por meio de letras do nome de A a Z. Esses sistemas podem ser usados para qualquer volume de registros.
Elizabeth I, rainha da Inglaterra.
Richards, senhor Gordon.
Richards, o dr. John.
Heather, Produtos Limited.
Heather, espécie britânica.
Suas vantagens incluem o fato de que fornece referência direta e também agrupa nomes comuns e / ou familiares juntos. Ele permite que os arquivos sejam lidos e acessados rapidamente e também é prontamente expansível.
Da mesma forma, os nomes comuns não ocorrem uniformemente em todo o alfabeto. Existem, por exemplo, mais nomes começando com S do que com Q. À medida que um arquivo alfa cresce - digamos, para centenas ou milhares de nomes - a identificação e os locais se tornam mais incômodos. Os itens dentro de um arquivo nomeado requerem algum sistema adicional de classificação - as cartas para um cliente de conta podem precisar ser numeradas ou arquivadas cronologicamente, tornando a referência cruzada trabalhosa.
Arquivamento numérico refere-se a todos os sistemas nos quais os documentos são pré-numerados para distingui-los uns dos outros ou de documentos alfa. Os sistemas numéricos podem ser tão simples quanto numerar e arquivar desde o menor número até o mais alto. Os arquivos podem ser numerados de 1 a 1000 e seções principais podem ocorrer em intervalos regulares (100, 200, 300). Subseções dentro de um arquivo podem ser introduzidas pela adição de um ponto decimal: 100.1, 235.64 etc.
O maior benefício de um sistema numérico é a velocidade de arquivamento e localização. É duas vezes mais rápido para arquivar e encontrar por número do que por nome. Mesmo que um arquivo numérico exija um índice cruzado, ele pode aumentar o tempo de produção em 40 a 50%.
Os sistemas numéricos fornecem uma identificação positiva do registro e um grau de confidencialidade. Esse sistema é capaz de expansões infinitas e pode lidar com um número muito grande de subseções, subdivisões e ramificações divergentes de dados.
Para que os números transmitam prontamente o que eles significam, é necessário que um índice seja criado, por exemplo:
650 Práticas Comerciais.
658 Gestão etc.
Este sistema é, portanto, mais demorado para usar do que aquele em que cada arquivo recebe um nome instantaneamente identificável.
Sistemas de arquivamento geográfico operam geralmente por condado ou país e, em seguida, em ordem alfabética ou numérica, por nome ou número de conta. Razões para este tipo de apresentação podem ser várias. Como os países têm leis e licenças diferentes, uma empresa comercial pode ter que considerar essas restrições como de importância primordial.
Tal sistema permite que as estatísticas sejam mantidas em unidades gerenciáveis e comparáveis e também permite que uma figura ou total grande ou "macro" seja avaliada em termos de suas partes "micro" ou componentes.
Esta é a organização do material por determinado assunto. É arquivamento por característica descritiva em vez de por nome ou número. Tal preenchimento envolve a escolha de uma palavra ou frase para representar cada assunto ou indicar uma fase dele.
Uma pasta de assunto pode conter qualquer combinação de correspondência, boletins, recortes, imagens, estatísticas, revistas especializadas e outras informações impressas relacionadas ao assunto.
O arquivamento do assunto é considerado o mais difícil de todos os métodos de arquivamento. É um sistema que exige que a pessoa que instala tal sistema tenha um conhecimento completo do negócio. O maior problema é saber em que assunto um item será arquivado. Como é difícil manter um arquivo de assunto, o preenchimento do assunto deve ser usado apenas quando necessário.
O registro cronológico é arquivado por data. Este sistema é necessário para arquivar itens de acordo com o dia / data de recebimento - como pedidos de licenças ou licenças ou as datas em que os veículos de uma frota da empresa eram serviços.
Particularmente útil quando as ações precisam ser tomadas em uma base cíclica - como o licenciamento de carros anualmente, bom para referência cruzada - arquivo no veículo e registros de data de novo licenciamento podem ser rapidamente correspondidos.
Este sistema requer um sistema de back-up de índice e explicativo. É demorado acessar dados mantidos em um sistema de arquivamento manual.
Uma gaveta de arquivo ou prateleira deve ser preenchida para não mais que 90% de sua capacidade. Tightly packed files slow filing and finding to a crawl.
All active files should have a guide every 10 to 15 folders. Anything less means you are wasting time pushing and pulling folders back and forth, looking for the required record.
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